Salon nhận lịch hẹn qua WhatsApp và Instagram mà không trùng lịch thợ

Để lịch hẹn salon đến từ WhatsApp và Instagram không làm trùng lịch thợ, mọi yêu cầu phải được ghi vào một lịch chung, chia theo từng thợ, và mỗi dịch vụ đã có thời lượng cố định. Vấn đề hiếm khi nằm ở thợ. Thường thì người trực chat trả lời tin nhắn Instagram trên một điện thoại và WhatsApp trên một điện thoại khác, rồi hai khách được hẹn cùng một giờ với chị Rina. Bài viết này nói về cách sắp lịch cho từng thợ, quy định thời lượng dịch vụ và khi nào nên thu tiền cọc.

Vì sao lịch thợ hay bị trùng?

Hãy xem cách nhận lịch ở một salon nhỏ vào ngày thứ Bảy. Lúc 09:12 có tin nhắn Instagram: "Chị ơi, 1 giờ làm duỗi với chị Rina được không?" Lúc 09:15 có tin WhatsApp: "Em muốn cắt + creambath (ủ tóc kèm mát xa) lúc 1 rưỡi, thợ nào cũng được." Lúc 09:20 một khách quen nhắn thẳng vào số riêng của Rina.

Có ba cửa vào và nhiều người cùng trả lời. Không ai nắm lịch đầy đủ. Rina chỉ phát hiện bị trùng khi hai khách cùng ngồi ở phòng chờ lúc 1 giờ chiều.

Những nguyên nhân hay gặp nhất:

Tin nhắn WhatsApp và Instagram được trả lời ở những nơi khác nhau.
Lịch được ghi trong sổ hoặc nhóm WhatsApp nội bộ, và chỉ cập nhật khi hết bận.
Coi mọi dịch vụ có thời lượng như nhau, trong khi duỗi có thể mất 3 tiếng còn cắt tóc chỉ 30 phút.
Thợ tự nhận lịch riêng mà không báo cho người giữ lịch.

Gom tin nhắn WhatsApp và Instagram về một chỗ

Trước khi chọn ứng dụng đặt lịch salon, hãy sắp xếp lại các cửa nhận tin nhắn. Chừng nào tin nhắn Instagram còn được trả lời trên một máy và WhatsApp trên máy khác, lịch sẽ luôn chậm hơn cuộc trò chuyện.

Ít nhất, hãy giao cho một người giữ lịch trong giờ mở cửa. Những người trực chat khác phải báo cho người này trước khi xác nhận giờ. Cách này chậm, nhưng an toàn hơn việc mỗi người tự xác nhận.

Cách gọn gàng hơn là dùng một hộp thư gộp cả WhatsApp và tin nhắn Instagram, để mọi người trực chat thấy cùng một cuộc trò chuyện và cùng một lịch. Với chuyện thợ nhận lịch riêng, hãy đặt quy định đơn giản: được nhận, nhưng khung giờ chỉ có hiệu lực sau khi đã ghi vào lịch của salon.

Cách sắp lịch cho từng thợ

Hãy coi mỗi thợ có một cuốn lịch riêng. Salon có 4 thợ là có 4 lịch song song, không phải một lịch lớn.

Những gì cần ghi cho mỗi thợ:

Ngày làm và ngày nghỉ. Ví dụ: Rina nghỉ thứ Hai, Dewi nghỉ thứ Tư.
Giờ làm mỗi ngày, gồm cả giờ nghỉ. Ví dụ: 10:00-13:00 và 14:00-20:00.
Các dịch vụ thợ đó làm. Không phải thợ nào cũng làm duỗi hay nhuộm.
Những ngày salon đóng cửa, ví dụ ngày lễ.

Có lịch này, người trực chat có thể trả lời "Thứ Bảy chị Rina còn trống lúc 10:00 và 16:00" mà không cần hỏi Rina trước.

Quy định thời lượng cho từng dịch vụ

Lịch hay bị trùng vì người ghi chỉ ghi giờ bắt đầu mà không ghi giờ kết thúc. Khách duỗi lúc 13:00 đến 16:00 mới xong, nhưng một người khác lại xếp khách cắt tóc lúc 14:00 cho cùng thợ đó.

Hãy lập danh sách thời lượng chuẩn. Ví dụ cho salon tóc:

Dịch vụ	Thời lượng ví dụ	Ghi chú
Cắt tóc	30-45 phút	Thêm 15 phút nếu gội luôn
Creambath	60 phút	Phụ việc có thể làm
Nhuộm	2-3 tiếng	Tùy độ dài tóc
Duỗi / keratin	3-4 tiếng	Xếp buổi sáng hoặc trưa, đừng xếp chiều muộn

Các con số trên chỉ là ví dụ. Hãy dùng thời lượng thực tế ở salon của bạn, rồi cộng thêm 10-15 phút để dọn dẹp. Nếu khách đặt hai dịch vụ, cộng thời lượng lại trước khi báo giờ.

Khi nào salon nên thu tiền cọc?

Một dịch vụ 30 phút bị hủy thì không thiệt hại nhiều. Một ca duỗi 3 tiếng bị hủy sát giờ nghĩa là thợ mất trắng nửa ngày làm việc.

Quy tắc bạn có thể áp dụng:

Dịch vụ dưới 1 tiếng: không cọc.
Dịch vụ từ 2 tiếng trở lên, hoặc giá trên Rp 500.000: thu cọc, ví dụ 30%.
Lịch hẹn chiều thứ Bảy và Chủ nhật: thu cọc cho mọi dịch vụ dài.
Hủy trước giờ hẹn dưới 24 tiếng: mất cọc hoặc dùng cọc để dời lịch trong vòng 14 ngày.

Mẫu tin nhắn sau khi khách chọn giờ:

Dạ vâng, duỗi với chị Rina thứ Bảy lúc 10:00, dự kiến xong lúc 13:30. Giá Rp 650.000. Để giữ lịch, chị chuyển cọc Rp 200.000 giúp em nhé. Nếu bận không đến được, chị báo trước 10:00 thứ Sáu để tiền cọc được chuyển sang lịch khác.

Cách thu cọc ở các mô hình nhận lịch khác cũng tương tự, chúng tôi đã viết trong bài cách thu tiền cọc đặt lịch để khách không tự ý hủy.

Mẫu trả lời khi thợ quen đã kín lịch

Khách salon thường trung thành với một thợ. Khi thợ đó kín lịch, đừng chỉ trả lời "kín rồi chị ạ". Hãy đưa ra hai lựa chọn.

Thứ Bảy chị Rina kín lịch đến 17:00 rồi chị ạ. Chị có thể chọn: chị Rina Chủ nhật lúc 11:00, hoặc chị Dewi thứ Bảy lúc 13:00. Chị Dewi cũng làm duỗi thường xuyên. Chị chọn lịch nào ạ?

Với khách hỏi ngoài giờ mở cửa:

Cảm ơn chị đã nhắn, salon đã đóng cửa lúc 20:00. Chị cho em biết dịch vụ, thợ chị muốn và ngày phù hợp nhé. 10:00 sáng mai bên em sẽ xác nhận lịch cho chị.

Câu trả lời này giúp khách vẫn thấy mình được quan tâm. Nhưng khách vẫn phải chờ đến sáng, và có thể đã kịp đặt lịch ở salon khác.

cshub giúp salon nhận lịch hẹn như thế nào

cshub được làm cho các doanh nghiệp có khách đến qua chat, gồm cả salon và thẩm mỹ viện. Những phần liên quan đến chuyện lịch thợ:

Tin nhắn từ WhatsApp, Instagram, Facebook Messenger và live chat trên website về chung một hộp thư. Mọi người trực chat thấy cùng một cuộc trò chuyện, và quyền truy cập của từng người có thể giới hạn theo kênh.
Dịch vụ có thể tạo thành sản phẩm đặt lịch theo giờ, với mỗi thợ là một biến thể. Lịch hoạt động được cài theo từng biến thể: giờ làm, nhiều khung giờ mỗi ngày và ngày nghỉ.
Trước khi lưu lịch hẹn, hệ thống kiểm tra trùng lịch thêm một lần. Hai người cùng xác nhận một khung giờ vào cùng lúc thì sẽ không cả hai cùng thành công.
AI agent có thể xem khung giờ trống và tạo lịch hẹn ngay từ cuộc chat. AI hiểu cách nói thời gian tương đối như "ngày mai" hay "12 rưỡi", và từ chối giờ nằm ngoài lịch của thợ.
Giao dịch có thể thanh toán một phần, nên tiền cọc được ghi lại và phần còn lại trả tại salon.

Một điều chưa có: nhắc lịch tự động trước một ngày. Hiện tại, tin nhắc được gửi thủ công hoặc qua broadcast. Chi tiết có ở giải pháp cho phòng khám và salon và tính năng lịch hẹn. Bạn có thể dùng thử miễn phí tại account.cshub.id.

Câu hỏi thường gặp

Ứng dụng đặt lịch salon cần có những gì?

Lịch riêng cho từng thợ, thời lượng khác nhau cho từng dịch vụ, kiểm tra trùng lịch trước khi lưu và ghi nhận tiền cọc. Nếu nhiều khách của bạn đến từ chat, hãy chắc chắn rằng có thể tạo lịch hẹn ngay trong cuộc trò chuyện WhatsApp và Instagram.

Đặt lịch salon online có bắt buộc qua website không?

Không bắt buộc. Nhiều khách salon thấy đặt qua chat tiện hơn. Điều quan trọng là lịch được ghi ở một chỗ, dù khách đến từ cửa nào.

Nếu thợ nhận lịch qua số điện thoại riêng thì sao?

Đặt quy định rằng khung giờ chỉ có hiệu lực sau khi ghi vào lịch của salon. Thợ vẫn được nhận tin nhắn, nhưng việc xác nhận giờ vẫn phải qua người trực chat hoặc cùng một hệ thống.

Tiền cọc bao nhiêu là hợp lý cho dịch vụ salon?

Không có con số cố định. Để bắt đầu, 30% cho dịch vụ dài hoặc đắt tiền như duỗi và nhuộm là đủ để khách cân nhắc. Dịch vụ ngắn thường không cần cọc.

Xử lý khách đến không đặt trước thế nào?

Ghi khách vãng lai vào lịch của thợ ngay khi khách ngồi xuống, để người trực chat không bán lại cùng khung giờ đó. Nếu thường có khách vãng lai, hãy chừa một khung trống vào giờ cao điểm.