WhatsAppとInstagramの予約でスタイリストの枠をダブらせない方法

WhatsAppとInstagramから入る美容室の予約でスタイリストの枠がダブらないようにするには、すべての依頼をスタイリストごとに分けたひとつの予定表に記録し、施術ごとの所要時間をあらかじめ決めておく必要があります。原因がスタイリストにあることはほとんどありません。たいていは、受付担当がInstagramのDMをある端末で、WhatsAppを別の端末で返信していて、2人のお客様に同じ時間のリナさんの枠を案内してしまうのです。この記事では、スタイリストの予定表の作り方、施術時間の決め方、予約金をお願いするタイミングを紹介します。

なぜスタイリストの予約がダブるのか

小さな美容室の土曜日の予約の流れを見てみましょう。9時12分、InstagramのDMが届きます。「1時にリナさんで縮毛矯正できますか?」9時15分にはWhatsApp。「1時半にカットとクリームバス(頭皮マッサージ付きのヘアトリートメント)をお願いしたいです。スタイリストはどなたでも大丈夫です。」9時20分には常連のお客様がリナさんの個人番号に直接メッセージを送ってきます。

入口は3つあり、返信する人も複数います。予定の全体を把握している人は誰もいません。リナさんがダブルブッキングに気づくのは、午後1時に2人のお客様が待合室に座っているときです。

よくある原因は次のとおりです。

• WhatsAppとInstagramのメッセージが別々の場所で返信されている。
• 予定がノートや社内のWhatsAppグループに書かれていて、忙しさが落ち着いてから更新される。
• どの施術も同じ時間だと考えている。実際は縮毛矯正なら3時間、カットなら30分かかることもあります。
• スタイリストが受付に伝えずに個人で予約を受けている。

WhatsAppとInstagramのメッセージを1か所にまとめる

美容室の予約アプリを選ぶ前に、まずメッセージの入口を整理しましょう。InstagramのDMをある端末で、WhatsAppを別の端末で返信しているかぎり、予定表はいつも会話より遅れます。

最低限、営業時間中に予定表を管理する担当を1人決めます。ほかのスタッフは時間を確定する前に必ずその人に確認します。時間はかかりますが、それぞれが勝手に確定するよりは安全です。

もっとすっきりした方法は、WhatsAppとInstagramのDMをまとめる受信箱を使うことです。そうすれば受付スタッフ全員が同じ会話と同じ予定表を見られます。スタイリストが個人で予約を受ける件は、シンプルなルールを作りましょう。受けてもかまいませんが、その枠は美容室の予定表に記録されて初めて確定とします。

スタイリストごとの予定表の作り方

スタイリスト1人ひとりが自分のカレンダーを持っていると考えてください。スタイリストが4人いる美容室には、大きな予定表が1つあるのではなく、4つの予定表が並んでいます。

スタイリストごとに書いておくこと:

1. 出勤日と休日。例: リナさんは月曜休み、デウィさんは水曜休み。
2. 休憩を含めた1日の勤務時間。例: 10:00-13:00と14:00-20:00。
3. 担当できる施術。全員が縮毛矯正やカラーをするわけではありません。
4. 祝祭日など、美容室の休業日。

この予定表があれば、受付はリナさんに確認しなくても「リナさんは土曜の10:00と16:00が空いています」と答えられます。

施術ごとの所要時間を決める

予約がダブるのは、開始時間だけ書いて終了時間を書かないことが多いからです。13:00の縮毛矯正のお客様は16:00まで終わらないのに、別のスタッフが同じスタイリストに14:00のカットを入れてしまいます。

標準の所要時間を一覧にしましょう。ヘアサロンの例です。

上の数字はあくまで例です。自分の美容室の実際の時間を使い、片付けのために10-15分の余裕を足してください。お客様が2つの施術を頼んだ場合は、時間を合計してから枠を案内します。

美容室はいつ予約金をお願いすべきか

30分の施術がキャンセルされても損失はそれほど大きくありません。3時間の縮毛矯正が直前にキャンセルされると、スタイリストの半日分の仕事が空いてしまいます。

使えるルールの例:

• 1時間未満の施術: 予約金なし。
• 2時間以上の施術、または料金がRp 500,000(50万ルピア)を超える施術: 予約金をお願いする(例: 30%)。
• 土曜・日曜の昼の予約: 長時間の施術はすべて予約金あり。
• 予約の24時間前を切ってのキャンセル: 予約金は返金なし、または14日以内の予約変更に充当。

お客様が時間を選んだあとのメッセージ例:

承知しました。土曜10:00からリナさんで縮毛矯正、終了は13:30ごろの予定です。料金はRp 650,000です。ご予約確定のため、予約金Rp 200,000のお振込みをお願いいたします。ご都合が悪くなった場合は、金曜10:00までにご連絡いただければ、予約金を別の日に振り替えられます。

ほかの予約制ビジネスでも予約金のお願いの仕方は似ています。詳しくはお客様に一方的にキャンセルされないための予約金の取り方で紹介しています。

指名のスタイリストが埋まっているときの返信例

美容室のお客様は特定のスタイリストを指名し続けることがよくあります。そのスタイリストが埋まっていても、「満席です」で終わらせないでください。選択肢を2つ出しましょう。

リナさんは土曜17:00まで予約が埋まっております。日曜11:00のリナさん、または土曜13:00のデウィさんはいかがでしょうか。デウィさんも縮毛矯正をよく担当しています。どちらがよろしいですか?

営業時間外に問い合わせてきたお客様には:

ご連絡ありがとうございます。本日の営業は20:00で終了しました。ご希望の施術、スタイリスト、ご都合のよい日を教えていただけますか?明日10:00にご予約を確定してご連絡いたします。

この返信でお客様は対応してもらえたと感じます。それでも朝まで待つ必要はあり、その間にほかの美容室で予約してしまうかもしれません。

cshubで美容室の予約受付はどう変わるか

cshubは、お客様がチャットからやって来るビジネスのために作られています。美容室やビューティークリニックも対象です。スタイリストの予定の問題に関係する機能は次のとおりです。

• WhatsApp、InstagramのDM、Facebook Messenger、Webサイトのライブチャットのメッセージが1つの受信箱に集まります。受付スタッフ全員が同じ会話を見られ、スタッフごとにアクセスできるチャネルを制限することもできます。
• 施術を時間単位の予約商品として作成し、スタイリストをバリエーションとして設定できます。営業スケジュールはバリエーションごとに設定します。勤務時間、1日に複数の枠、休業日です。
• 予約を保存する前に、システムがもう一度重複をチェックします。2人のスタッフが同時に同じ枠を確定しても、両方が成功することはありません。
• AIエージェントが空き枠を確認し、チャットから予約を作成できます。AIは「明日」や「12時半」のような相対的な時間の言い方を理解し、スタイリストの予定外の時間は断ります。
• 取引は分割で支払えるので、予約金が記録され、残りは来店時に美容室で支払えます。

まだない機能が1つあります。前日の自動リマインダーです。現時点では、リマインダーは手動か一斉配信で送ります。詳しくはクリニック・美容室向けソリューションと予約機能をご覧ください。account.cshub.idから無料で試せます。

よくある質問

美容室の予約アプリでは何を確認すればよいですか?

スタイリストごとの予定表、施術ごとに異なる所要時間、予約保存前の重複チェック、予約金の記録です。チャットから来るお客様が多いなら、WhatsAppやInstagramの会話から直接予約を作れるかも確認してください。

美容室のオンライン予約はWebサイト経由でないといけませんか?

その必要はありません。美容室のお客様の多くはチャットで予約するほうが気楽だと感じています。大事なのは、どの入口から来ても予定が1か所に記録されることです。

スタイリストが個人の番号で予約を受けている場合は?

美容室の予定表に記録されて初めて枠が確定する、というルールを作りましょう。スタイリストがメッセージを受けるのはかまいませんが、時間の確定は必ず受付か同じシステムを通します。

美容室の施術の予約金はいくらが妥当ですか?

決まった金額はありません。目安としては、縮毛矯正やカラーのような長時間または高額な施術で30%にすれば、お客様にとって十分な重みがあります。短い施術は予約金なしが一般的です。

予約なしで来店したお客様はどう扱えばよいですか?

飛び込みのお客様は、席に着いた時点でスタイリストの予定表に記録します。そうすればチャット担当が同じ枠を売ってしまうことはありません。飛び込みが多いなら、混む時間帯に空き枠を1つ残しておきましょう。

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