Marcações de salão pelo WhatsApp e Instagram sem horários sobrepostos

Para que as marcações do salão que chegam pelo WhatsApp e pelo Instagram não sobreponham a agenda dos cabeleireiros, todos os pedidos têm de ficar registados numa só agenda, dividida por cabeleireiro, com a duração de cada serviço já definida. O problema raramente está no cabeleireiro. Normalmente, quem atende responde às DMs do Instagram num telemóvel e ao WhatsApp noutro, e acabam por dar a dois clientes a mesma hora com a Rina. Este artigo explica como organizar a agenda dos cabeleireiros, definir a duração dos serviços e quando faz sentido pedir um sinal.

Porque é que a agenda dos cabeleireiros se sobrepõe tantas vezes?

Veja como correm as marcações num salão pequeno num sábado. Às 09h12 chega uma DM no Instagram: "Olá, dá para fazer um alisamento à 1 com a Rina?" Às 09h15 chega um WhatsApp: "Queria corte + creambath (tratamento capilar com massagem) à 1 e meia, pode ser qualquer cabeleireiro." Às 09h20 uma cliente habitual manda mensagem diretamente para o número pessoal da Rina.

São três portas de entrada e várias pessoas a responder. Ninguém tem a agenda completa. A Rina só percebe que tem marcações em duplicado quando duas clientes estão sentadas na sala de espera à 1 da tarde.

As causas mais comuns:

As mensagens do WhatsApp e do Instagram são respondidas em sítios diferentes.
A agenda está num caderno ou num grupo interno de WhatsApp, e só é atualizada quando a correria acalma.
Todos os serviços são tratados como se durassem o mesmo, quando um alisamento pode levar 3 horas e um corte 30 minutos.
Os cabeleireiros aceitam marcações pessoais sem avisar quem gere a agenda.

Junte as mensagens do WhatsApp e do Instagram num só sítio

Antes de escolher uma aplicação de marcações para o salão, organize primeiro as entradas de mensagens. Enquanto as DMs do Instagram forem respondidas num telemóvel e o WhatsApp noutro, a agenda vai estar sempre atrasada em relação às conversas.

No mínimo, defina uma pessoa responsável pela agenda durante o horário de funcionamento. Todos os outros têm de falar com ela antes de confirmar uma hora. É mais lento, mas é mais seguro do que cada um confirmar por conta própria.

Uma forma mais organizada é usar uma caixa de entrada que junta o WhatsApp e as DMs do Instagram, para que toda a equipa veja as mesmas conversas e a mesma agenda. Quanto aos cabeleireiros que aceitam marcações pessoais, crie uma regra simples: podem aceitar, mas a vaga só vale depois de ficar registada na agenda do salão.

Como organizar a agenda de cada cabeleireiro

Pense que cada cabeleireiro tem o seu próprio calendário. Um salão com 4 cabeleireiros tem 4 agendas paralelas, e não uma agenda grande.

O que deve registar para cada cabeleireiro:

Dias de trabalho e folgas. Exemplo: a Rina folga à segunda, a Dewi folga à quarta.
Horário de trabalho de cada dia, incluindo pausas. Exemplo: 10h00-13h00 e 14h00-20h00.
Os serviços que faz. Nem todos os cabeleireiros fazem alisamentos ou colorações.
Os dias em que o salão fecha, por exemplo nos feriados religiosos.

Com esta agenda, quem atende pode responder "A Rina no sábado tem vaga às 10h00 e às 16h00" sem ter de perguntar primeiro à Rina.

Defina a duração de cada serviço

Muitas sobreposições acontecem porque se escreve a hora de início sem a hora de fim. A cliente do alisamento das 13h00 só termina às 16h00, mas outra pessoa marca um corte às 14h00 com o mesmo cabeleireiro.

Faça uma lista de durações padrão. Exemplo para um salão de cabeleireiro:

Serviço	Duração de exemplo	Notas
Corte	30-45 minutos	Mais 15 minutos se incluir lavagem
Creambath	60 minutos	Pode ser feito por um assistente
Coloração	2-3 horas	Depende do comprimento do cabelo
Alisamento / queratina	3-4 horas	Vaga de manhã ou ao início da tarde, não ao fim do dia

Os valores acima são exemplos. Use as durações reais do seu salão e acrescente um intervalo de 10-15 minutos para limpeza. Se a cliente pedir dois serviços, some as durações antes de dar a hora.

Quando é que o salão deve pedir um sinal?

Um serviço de 30 minutos cancelado não causa grande prejuízo. Um alisamento de 3 horas cancelado em cima da hora significa meio dia de trabalho do cabeleireiro parado.

Regras que pode usar:

Serviços com menos de 1 hora: sem sinal.
Serviços de 2 horas ou mais, ou acima de Rp 500.000: sinal, por exemplo de 30%.
Marcações ao sábado e domingo à tarde: sinal para todos os serviços longos.
Cancelamento com menos de 24 horas de antecedência: o sinal é perdido ou usado para remarcar dentro de 14 dias.

Exemplo de mensagem depois de a cliente escolher a hora:

Combinado, alisamento com a Rina no sábado às 10h00, deve terminar por volta das 13h30. O preço é Rp 650.000. Para garantir a marcação, pedimos um sinal de Rp 200.000. Se não puder vir, avise até sexta-feira às 10h00 para o sinal poder ser usado noutra data.

A forma de cobrar sinal noutros negócios com marcações é parecida, e falamos disso em como cobrar o sinal da reserva para o cliente não cancelar sem aviso.

Exemplos de resposta quando o cabeleireiro preferido está cheio

As clientes de salão costumam ser fiéis a um cabeleireiro. Se esse cabeleireiro estiver cheio, não fique pelo "está cheio". Dê duas opções.

A Rina no sábado já está cheia até às 17h00. As opções são: a Rina no domingo às 11h00, ou a Dewi no sábado às 13h00. A Dewi também faz alisamentos com frequência. Qual prefere?

Para clientes que perguntam fora do horário:

Obrigada pela mensagem. O salão já fechou às 20h00. Pode dizer-nos o serviço, o cabeleireiro que prefere e o dia que lhe dá jeito? Amanhã às 10h00 confirmamos a marcação.

Esta mensagem faz a cliente sentir-se atendida. Mas ela continua a ter de esperar pela manhã, e pode acabar por marcar noutro salão entretanto.

Como o cshub ajuda o salão a receber marcações

O cshub foi feito para negócios cujos clientes chegam por chat, incluindo salões e clínicas de estética. O que interessa para o problema da agenda dos cabeleireiros:

As mensagens do WhatsApp, das DMs do Instagram, do Facebook Messenger e do chat do site chegam a uma só caixa de entrada. Toda a equipa vê as mesmas conversas, e o acesso de cada pessoa pode ser limitado por canal.
Os serviços podem ser criados como produtos de marcação por hora, com os cabeleireiros como variantes. O horário de funcionamento é definido por variante: horas de trabalho, várias vagas por dia e dias de fecho.
Antes de guardar a marcação, o sistema verifica de novo se há sobreposição. Se duas pessoas confirmarem a mesma vaga ao mesmo tempo, não conseguem as duas.
O agente de IA pode ver as vagas livres e criar a marcação a partir do chat. A IA percebe referências de tempo como "amanhã" ou "meio-dia e meia", e recusa horas fora da agenda do cabeleireiro.
As transações podem ser pagas em parte, por isso o sinal fica registado e o restante é pago no salão.

Uma coisa que ainda não existe: lembretes automáticos da marcação na véspera. Por agora, o lembrete é enviado à mão ou por mensagem em massa. Os detalhes estão em soluções para clínicas e salões e na funcionalidade de marcações. Pode experimentar grátis em account.cshub.id.

Perguntas frequentes

O que procurar numa aplicação de marcações para salão?

Agenda por cabeleireiro, durações diferentes por serviço, verificação de sobreposições antes de guardar a marcação e registo do sinal. Se muitos dos seus clientes chegam por chat, confirme que é possível criar a marcação diretamente a partir da conversa no WhatsApp e no Instagram.

A marcação online do salão tem de ser feita pelo site?

Não. Muitas clientes de salão preferem marcar por chat. O importante é que a agenda fique registada num só sítio, seja qual for a porta de entrada.

E se o cabeleireiro aceitar marcações pelo número pessoal?

Crie a regra de que a vaga só vale depois de ficar registada na agenda do salão. O cabeleireiro pode receber a mensagem, mas a confirmação da hora passa sempre pela mesma pessoa ou pelo mesmo sistema.

Qual é um sinal razoável para serviços de salão?

Não há um valor fixo. Como ponto de partida, 30% em serviços longos ou caros, como alisamentos e colorações, já pesa o suficiente para a cliente. Os serviços curtos normalmente não têm sinal.

Como gerir clientes que aparecem sem marcação?

Registe a cliente sem marcação na agenda do cabeleireiro assim que se senta, para que quem responde no chat não venda a mesma vaga. Se isto acontecer muitas vezes, deixe uma vaga livre nas horas de maior movimento.