パデル・フットサルコートの予約をWhatsAppで管理し、ダブルブッキングを防ぐ方法
パデルとフットサルのコート予約をWhatsAppで管理する方法を解説します。全チャネル共通の予約表、予約金のルール、コートごとの時間枠で、予約の重複を防ぎます。
cshub
23 10月 2026 1分の読書
パデルやフットサルのコート予約は、すべての依頼を一つの予約表に集め、コートごとに時間枠を分け、予約金の入金後にはじめて枠を確定させれば、WhatsAppでも整理して管理できます。予約が重複する原因のほとんどは、スタッフが三か所で記録していることです。WhatsAppのチャット、InstagramのDM、そしてレジ横のノートです。この記事では、予約金のルールから混雑時間帯のチャット対応まで、この三つを一本化する方法を紹介します。
パデルコートの予約が重複しやすくなっている理由
パデルは急速に広がっています。Growellのデータを引用したGoodStatsによると、インドネシアのパデルコート数は2024年の240面から2025年には947面に増えました。新しい施設の多くはコート2〜3面、スタッフ1人で始まり、予約はすべてチャットで受けています。
問題が起きるのは混雑する時間帯です。金曜の夜19.00から22.00には、5つのグループから同時に問い合わせが来ることもあります。あるグループはWhatsAppで、別のグループはInstagramのDMで、さらに別のグループは直接来店してレジで尋ねます。スタッフが返信できたのが20分後なら、さっきまで空いていた枠はもう別の人に約束されているかもしれません。
フットサルも似た状況ですが、お客さまは毎週決まった時間に予約する会社のグループやサークルが中心です。この定期予約がきちんと記録されていないと、水曜夜の枠が二重に売られてしまいます。
ダブルブッキングのよくある原因
原因が一つの大きなミスであることはまれです。たいていは小さな抜けが何度も繰り返されています。
- 記録がばらばら。朝のスタッフはGoogle Sheetを使い、夜のスタッフはノートに書く。どちらが正しいのか誰にも分かりません。
- 期限なしで「仮押さえ」された枠。お客さまが「とりあえず押さえておいてください、あとで振り込みます」と言い、枠が一日中押さえられたまま、最後はキャンセルになります。
- 来店客が記録されない。レジで直接来たお客さまを受け付けたものの、チャット担当が見ている予約表の更新を忘れてしまいます。
- コート名の取り違え。お客さまは「2番コート」と頼んだのに、スタッフは「Bコート」と記録する。屋内と屋外のコートがある施設では、さらに起きやすくなります。
- 定期利用メンバーの更新漏れ。毎週火曜20.00に利用しているグループが今月まだ確認していなかったため枠を売ってしまい、当日そのグループが来てしまいます。
全チャネルで一つの予約表を使う
最初のルールは一番シンプルです。予約表の元データは一つだけにします。WhatsApp、Instagram、電話、来店のどの予約も、お客さまに確定を伝える前に同じ場所へ入れます。
まだスプレッドシートを使っているなら、1週間ごとに1タブを作りましょう。行が時間、列がコートです。スタッフごとに別のタブを作ってはいけません。受付のレジも自分のノートではなく、同じファイルを開くようにします。
| 時間 | 1番コート（屋内） | 2番コート（屋内） | 3番コート（屋外） |
|---|---|---|---|
| 19.00-20.00 | Andiさんグループ（支払い済み） | 空き | 火曜メンバー |
| 20.00-21.00 | Andiさんグループ（支払い済み） | Rinaさん、予約金入金済み | 空き |
| 21.00-22.00 | 空き | Rinaさん、予約金入金済み | 18.30まで仮押さえ |
上の表はあくまで例です。注目してほしいのはステータスです。支払い済み、予約金入金済み、または期限付きの仮押さえ。このステータスがあるからこそ、別のスタッフが同じ枠を売ってしまうのを防げます。
枠が一日中押さえられないようにする予約金のルール
予約金は予約表を確定させる鍵です。予約金がなければ、予約はただの口約束にすぎません。施設でよく使われるルールをいくつか紹介します。
- お客さまがプレー時間に同意してから、枠を押さえるのは最長30分または1時間までとします。
- 期限までに予約金が入金されなければ枠を解放し、スタッフからお客さまに短いメッセージを送ります。
- 予約金の額は、たとえばレンタル料金の50%のように固定します。そうすればスタッフがチャットのたびに計算し直す必要がありません。
- 日程変更とキャンセルのルールは、問題が起きてから説明するのではなく、確認メッセージに書いておきます。
分かりやすい確認メッセージの例です。
Rinaさん、こんにちは。10月24日（金）20.00から22.00の2番コート（屋内）を、本日15.00までお取り置きしています。レンタル料金は合計Rp 700.000、予約金は50%のRp 350.000です。15.00までに予約金のご入金が確認できない場合は、ほかのお客さまに枠を開放しますのでご了承ください。日程変更は前日までにお願いします。
金額は例です。大切なのは、期限の時間とコート番号がチャットに書かれていることです。あとで行き違いがあっても、お互いに同じメッセージを確認できます。予約金を丁寧に、でもはっきり請求する方法については、予約金の請求方法で詳しく解説しています。
混雑する時間帯と空いている時間帯の調整方法
コートの予約は一日を通して均等ではありません。平日の17.00から23.00、週末の朝から夕方は、たいてい埋まります。一方、火曜の10.00から15.00はまったく予約がないこともあります。
役に立つのは次の二つです。
- コートごとの営業時間。屋外コートは照明の関係で早めに閉めたり、雨季には閉めたりすることがあります。メンテナンス中のコートは、特定の日を休業に設定できます。
- 時間帯別の料金。多くの施設がピーク料金とオフピーク料金を設けています。時間に融通の利くお客さまは、自然と空いている時間帯に移ってくれます。
価格を崩さずにプロモーションで空き時間を埋める方法は、別の記事パデル・フットサル・バドミントンコートの空き時間を埋める方法で取り上げています。
混雑時間帯の予約チャットへの返信
コート施設に届く質問は、実はほとんど同じです。「金曜の夜8時は空いていますか」「1時間いくらですか」「先に予約金だけ払えますか」「ラケットは借りられますか」。返信に時間がかかるのは、スタッフが答える前に予約表を開かなければならないからです。
料金やルールに関する質問には、返信テンプレートを用意しておきましょう。空き状況の質問には、やはりスタッフが予約表を確認する必要があります。予約表をすばやく確認できるほど、先に返信した隣の施設にお客さまが流れる可能性は小さくなります。
WhatsAppとInstagramの両方で予約を受けているなら、どちらのチャネルにも同じ場所から返信できるようにしてください。WhatsApp担当のスタッフは、5分前にInstagramのDMで同じ枠の依頼が来ていたことを知らない場合がよくあります。
cshubがコート施設をどう支援するか
cshubは、チャット経由でお客さまが来るビジネスのための一つのシステムです。コート施設で特に効果を感じやすいのは、予約機能と受信箱です。
- 時間単位の予約モード。各コートを、1時間ごとの枠を持つ商品またはバリエーションとして作成できます。営業時間はコートごとに設定でき、1日に複数の時間帯や休業日も設定できます。
- バリエーションごとの定員。同じタイプのコートが3面あれば、定員を3に設定できます。残り枠は重なっている予約から計算され、予約を保存する前にシステムがもう一度重複をチェックします。
- 統合受信箱。WhatsApp、InstagramのDM、Facebook Messenger、Telegram、ウェブサイトのライブチャットが一つの受信箱に集まるので、スタッフ全員が同じチャットを見られます。
- 予約対応のAIエージェント。AIは空き状況を確認し、「明日の7時半」のような相対的な時間表現を理解し、営業時間外の時間は断ったうえで、チャットから直接予約を作成できます。
- 予約金と支払い。支払いはMidtransまたは手動の振込に対応しています。取引は一部支払いが可能で、残りの請求額も記録されます。
コート施設向けの詳細はコート施設向けソリューションのページと、アポイントと予約機能のページをご覧ください。Starterプランは月額Rp 300.000で、アポイント30件が含まれています。無料のTrialプランでお試しいただくこともできます。詳しくは料金ページをご確認いただくか、今すぐ無料で登録してください。
よくある質問
パデルコートの予約金はいくらが妥当ですか？
レンタル料金の50%にしている施設が多いですが、金額は各施設の方針次第です。それよりも大切なのは、予約金の支払い期限と日程変更のルールを確認メッセージにはっきり書いておくことです。
WhatsAppとInstagramからのダブルブッキングはどう防げばいいですか？
来店客も含め、すべてのチャネルで同じ予約表を使います。枠は予約金の入金後にはじめて確定とし、仮押さえの枠には明確な期限を設けます。
専用のコート予約アプリが必要ですか？スプレッドシートで足りますか？
コート1〜2面、スタッフ1人なら、きちんと運用すればスプレッドシートでも回せます。スタッフが複数になり、複数のチャネルからチャットが届くようになると、重複を自動でチェックするシステムのありがたみを感じるようになります。
毎週プレーする定期利用メンバーはどう管理すればいいですか？
メンバーの枠も通常の予約と同じ予約表に記録し、各期間の初めに確認と支払いをお願いします。決められた日までに確認がなければ、その枠は一般に開放します。
お客さまがスタッフを待たずに、チャットで自分でコートを予約できますか？
はい、コートの予約表と連携したAIを使えば可能です。AIが空き枠を確認し、営業時間外の時間は断り、予約を作成します。スタッフは様子を見守り、特別な依頼があったときに対応を引き継ぐだけです。
