Antwortvorlagen für Kundenchats zu Preis, Lagerbestand und Versand

Eine gute Antwortvorlage für Kundenchats ist kurz, beantwortet die Frage sofort und endet mit einer Frage, die den Kunden zum nächsten Schritt bringt. Unten findest du Beispielantworten für Verkaufschats, die du für die sechs häufigsten Situationen kopieren kannst: Frage nach dem Preis, Artikel ausverkauft, Versandkosten, Preisverhandlung, noch nicht bezahlt und verspätete Antwort. Ersetze Produktnamen, Preise und Uhrzeiten durch die deines Shops und speichere sie als Schnellantworten, damit deine Admins nicht jeden Tag alles neu tippen.

Warum brauchen Admins im Onlineshop Antwortvorlagen?

Die Fragen von Kunden in einem Onlineshop wiederholen sich ständig. „Was kostet das?“, „Ist das noch da?“, „Was kostet der Versand nach Bekasi?“. Wenn jede Frage von Grund auf getippt wird, braucht ein Admin 2-3 Minuten pro Chat. Bei 80 Chats am Tag kommt da einiges an Zeit zusammen.

Das zweite Problem ist die Einheitlichkeit. Der Admin am Morgen schreibt „Preis 125rb“, der Admin am Nachmittag schreibt „Rp125.000 zzgl. Versand“. Derselbe Kunde bekommt unterschiedliche Antworten und wird unsicher. Mit Vorlagen für Shop-Admins geben alle Admins die gleichen Informationen weiter.

Ein Hinweis vorab: Eine Vorlage ist nur ein Gerüst. Füge immer den Namen des Kunden oder den Artikel ein, nach dem er fragt. Antworten, die nach Copy-and-paste klingen, sorgen gerade dafür, dass Kunden nicht mehr antworten.

Antwortvorlage, wenn ein Kunde nach dem Preis fragt

Das ist der häufigste Chat und der, der am häufigsten nur halb beantwortet wird. Der Kunde fragt nach dem Preis, der Admin nennt eine Zahl, und das Gespräch endet. Ergänze die Infos, nach denen meist als Nächstes gefragt wird (Größe, Farbe, Versand), und schließe mit einer Frage.

Hallo Rina, danke für deine Nachricht. Das Gamis Alesha kostet Rp185.000. Es gibt die Größen M, L und XL in 4 Farben: Schwarz, Navy, Mokka und Salbei. Welche Größe und Farbe möchtest du? Ich prüfe dann gleich die Versandkosten für dich.

Wenn ein Kunde nach dem Preis fragt, ohne ein Produkt zu nennen (meist über eine Anzeige), schick nicht sofort einen Katalog mit 30 Fotos. Frag zuerst, welches Produkt er gesehen hat.

Hallo, danke, dass du vorbeischaust. Welches Produkt hast du gesehen? Schick mir gern einen Screenshot oder nenn einfach den Namen, dann schicke ich dir Preis und Details.

Für Produkte mit Staffelpreisen (Großhandel oder Pakete):

Der Arabica-Kaffee Gayo 250 g kostet Rp78.000 pro Packung. Bei 3 Packungen sind es Rp210.000, also Rp24.000 günstiger. Wie viele Packungen möchtest du nehmen?

Antwortvorlage, wenn ein Artikel ausverkauft ist oder nur noch wenige da sind

Auch wenn ein Artikel ausverkauft ist, kann das Gespräch weitergehen. Biete die ähnlichste Alternative an oder frag, ob der Kunde benachrichtigt werden möchte, sobald wieder Ware da ist. Diese beiden Optionen retten oft einen Verkauf, der schon fast verloren war.

Tut mir leid, die Raka Sneakers in Größe 42 in Weiß sind gerade ausverkauft. Verfügbar sind Größe 42 in Grau und Creme, genau dasselbe Modell. Soll ich dir Fotos schicken?

Tut mir leid, diese Variante ist gerade ausverkauft. Neue Ware kommt voraussichtlich um den 15. herum. Wenn du möchtest, notiere ich deine Nummer und sage dir als Erstes Bescheid, sobald sie da ist. Wie klingt das?

Wenn nur noch wenige Stücke da sind, sag es ehrlich. Schreib nicht „nur noch 1 übrig“, wenn eigentlich noch 40 da sind. Ein Kunde, der nächste Woche wiederkommt und sieht, dass immer noch „nur noch 1“ da ist, verliert das Vertrauen.

Ist verfügbar. In Größe L in Navy sind noch 2 Stück da. Wenn du möchtest, lege ich die Bestellung gleich für dich an.

Antwortvorlage, wenn ein Kunde nach den Versandkosten fragt

Um die Versandkosten zu berechnen, braucht der Admin den Zielbezirk. Viele Admins fragen nur „Wohin soll es gehen?“, der Kunde antwortet „Bandung“, und der Admin muss noch einmal nachfragen. Frag alle Angaben gleich in der ersten Nachricht ab.

Klar, gern. Damit die Versandkosten stimmen, nennst du mir bitte Bezirk (Kecamatan) und Stadt? Zum Beispiel: Kec. Cibeunying Kidul, Bandung. Ich schicke dir dann die Versandoptionen und die voraussichtliche Lieferzeit.

Wenn die Versandkosten berechnet sind, schick die Optionen in einer gut lesbaren Form.

Für den Versand nach Cibeunying Kidul, Bandung (Gewicht 1 kg) gibt es diese Optionen:
JNE REG: Rp12.000, voraussichtlich 2-3 Tage
SiCepat BEST: Rp18.000, voraussichtlich 1 Tag
Welche Option möchtest du?

Die Zahlen oben sind nur Beispiele. Die echten Tarife hängen vom Gewicht, vom Versanddienst und vom Standort deines Lagers ab.

Wenn der Kunde überrascht ist, dass der Versand so teuer ist:

Ja, außerhalb von Java ist der Versand leider teurer. Günstiger geht es mit einem Frachtdienst, der dauert aber länger, etwa 5-7 Tage. Oder wenn du 2 Stück nimmst, wird der Versand trotzdem mit 1 kg berechnet, weil das Gewicht noch darunter bleibt.

Antwortvorlage, wenn ein Kunde handeln will

Wer handelt, ist interessiert. Deine Antwort sollte höflich sein, beim Preis klar bleiben und trotzdem einen Weg anbieten. Wenn du wirklich keinen Rabatt geben kannst, biete einen anderen Vorteil: eine kleine Zugabe, kostenlosen Versand ab einem bestimmten Betrag oder ein Paket.

Danke für dein Interesse. Der Einzelpreis ist schon unser bester Preis. Aber wenn du 2 Stück nimmst, gebe ich dir Rp20.000 Rabatt auf die Gesamtsumme. Möchtest du gleich 2 nehmen?

Tut mir leid, günstiger geht es leider nicht, weil der Stoff japanische Baumwolle ist und wir selbst nähen. Aber für Bestellungen heute lege ich dir gratis ein Stoffetui dazu.

Wenn Wiederverkäufer bei großen Mengen verhandeln, verweise auf klare Großhandelspreise. Erfinde mitten im Chat keine Zahlen.

Ab 12 Stück haben wir Preise für Wiederverkäufer. Ich schicke dir die Preisliste. Wie viele Stück möchtest du für den Anfang nehmen?

Nachfass-Vorlage für Kunden, die noch nicht bezahlt haben

Der Kunde hat zugesagt, die Rechnung ist raus, aber die Überweisung ist noch nicht eingegangen. Genau dieser Moment wird oft verpasst. Die erste Nachfrage schickst du am besten ein paar Stunden nach der Rechnung, als freundliche Erinnerung.

Hallo Dimas, kurze Erinnerung: Ich halte deine Bestellung für das Oversize-Leinenhemd in Oliv (1 Stück) noch für dich zurück. Der Gesamtbetrag liegt bei Rp214.000 inklusive Versand. Wenn es bei der Zahlung hakt oder du die Zahlungsart wechseln möchtest, sag einfach Bescheid.

Die zweite Nachfrage folgt am nächsten Tag, mit einer klaren Frist:

Hallo, ich halte die Bestellung von gestern noch bis heute 17:00 Uhr zurück. Danach gebe ich den Artikel wieder für andere Kunden frei, weil von dieser Größe nur noch wenige da sind. Wenn du ihn noch möchtest, überweise einfach auf das Konto von vorhin.

Wenn nach zwei Nachfragen keine Antwort kommt, hör auf. Eine dritte und vierte Nachricht führt meist nur dazu, dass deine Nummer blockiert wird. Eine ausführlichere Anleitung findest du im Artikel wie du bei Kunden auf WhatsApp nachfasst, ohne aufdringlich zu wirken.

Wenn die Zahlung eingegangen ist, bestätige sie mit allen Details:

Deine Zahlung über Rp214.000 ist eingegangen. Vielen Dank. Deine Bestellung wird morgen vor 14:00 Uhr verschickt, die Sendungsnummer schicke ich dir hier im Chat.

Vorlage, um sich für eine späte Antwort zu entschuldigen

Auch Admins sind nur Menschen. Manchmal wird ein Chat erst nach 3 Stunden beantwortet, weil viel los ist oder die Nachricht außerhalb der Arbeitszeit kam. Entschuldige dich kurz und beantworte die Frage gleich in derselben Nachricht. Schick nicht zuerst die Entschuldigung und 10 Minuten später die Antwort.

Entschuldige die späte Antwort, gerade ist viel los. Die Umhängetasche Kira in Schwarz ist noch verfügbar und kostet Rp149.000. In welche Stadt soll sie gehen, damit ich die Versandkosten prüfen kann?

Guten Morgen, sorry, dass ich erst jetzt auf deine Nachricht von gestern Abend antworte, wir schließen um 21:00 Uhr. Zu deiner Frage: Größe XL hat einen Brustumfang von 112 cm. Wenn das passt, lege ich die Bestellung jetzt für dich an.

Für Chats außerhalb der Arbeitszeit richtest du am besten auch eine automatische Nachricht ein, damit Kunden wissen, wann sie eine Antwort bekommen:

Hallo, danke für deine Nachricht. Unsere Admins sind täglich von 8:00 bis 21:00 Uhr online. Deine Nachricht ist angekommen, und wir antworten spätestens morgen um 9:00 Uhr.

So speicherst du Vorlagen als Schnellantworten

Vorlagen, die nur in der Notizen-App auf dem Handy liegen, werden meist nicht genutzt. Admins haben keine Lust, ständig zwischen Apps zu wechseln. Speichere sie direkt dort, wo die Admins Chats beantworten.

Wenn du die App WhatsApp Business nutzt, gibt es die Funktion Schnellantworten. Laut der offiziellen Funktionsseite von WhatsApp Business legst du damit Kürzel für Nachrichten an, die du oft verschickst. Ein paar Tipps, damit alles übersichtlich bleibt:

Gib den Kürzeln Namen, die man sich leicht merkt, zum Beispiel /preis, /ausverkauft, /versand, /handeln, /unbezahlt, /spaet.
Markiere die Stellen, die immer angepasst werden müssen, deutlich, etwa [NAME] oder [PRODUKT]. So wissen Admins, was sie vor dem Senden ändern müssen.
Eine Vorlage pro Situation. Pack Preis, Versand und Kontodaten nicht in eine lange Nachricht.
Prüf die Vorlagen einmal im Monat. Lösch Vorlagen, deren Preise sich geändert haben oder deren Aktionen vorbei sind.

Wenn du mehr als einen Admin hast, sorg dafür, dass alle dieselben Vorlagen nutzen. Das ist schwierig, wenn jeder Admin sein eigenes Handy mit seiner eigenen Liste an Schnellantworten hat.

Wie cshub Admins hilft, schneller zu antworten

In cshub liegen Schnellantworten und Nachrichtenvorlagen für alle Admins an einem Ort. Chats aus WhatsApp, Instagram DM, Facebook Messenger, Telegram und dem Website-Livechat landen in einem gemeinsamen CRM-Chat-Posteingang, sodass dieselben Vorlagen auf allen Kanälen funktionieren.

Für Fragen, auf die es immer dieselbe Antwort gibt, kannst du einen Keyword-Chatbot oder einen KI-Agenten einrichten. Der KI-Agent antwortet auf Basis der Wissensdatenbank, die du befüllst. Er kann den Lagerbestand prüfen, Versandkosten automatisch über indonesische Versanddienste berechnen und Artikel direkt aus dem Chat in den Warenkorb legen. Die Admins kümmern sich nur noch um Chats, bei denen menschliches Urteilsvermögen gefragt ist, etwa Preisverhandlungen mit Wiederverkäufern oder Beschwerden. Das Trial-Paket kannst du kostenlos unter account.cshub.id testen, Details zu den anderen Paketen findest du auf der Seite Preise.

FAQ

Darf ich dieselbe Vorlage für alle Kunden verwenden?

Ja, solange du den persönlichen Teil anpasst. Nenn mindestens den Namen des Kunden und das Produkt, nach dem er gefragt hat. Identische Antworten ohne Bezug wirken schnell wie ein Bot.

Wie lang sollte eine Antwortvorlage idealerweise sein?

Ziel sind 2-4 Sätze. Eine Kernantwort, eine Zusatzinfo und eine abschließende Frage. Nachrichten, die länger als ein Handybildschirm sind, werden meist nicht zu Ende gelesen.

Soll ich „Kak“ oder „Anda“ verwenden?

Richte dich nach dem Stil deiner Kunden. („Kak“ ist im Indonesischen eine vertraute Anrede, „Anda“ entspricht dem förmlichen „Sie“.) Bei Mode, Hautpflege und Lebensmitteln wirkt „Kak“ persönlicher. Bei professionellen Dienstleistungen oder im B2B-Bereich passt „Bapak/Ibu“ (Herr/Frau) oft besser. Wichtig ist, dass alle Admins einheitlich bleiben.

Wann sollte ich statt einer Vorlage manuell antworten?

Wenn ein Kunde verärgert ist, sich beschwert oder etwas Ungewöhnliches fragt. In solchen Situationen fühlt sich der Kunde durch eine Vorlage eher nicht gehört. Antworte manuell und in Ruhe.

Kann eine KI die Vorlagen nutzen, um automatisch zu antworten?

Sie eignen sich gut als Material. Gib bewährte Vorlagen als Q&A-Beispiele in die Wissensdatenbank ein, damit die Antworten der KI so klingen wie die deiner Admins.